Jokainen maallikkorakentajakin osaa asiantuntevasti todeta sopivalla hetkellä, että jokainen talo vaatii hyvän perustan. Talon perusta on suhteellisen helppo mieltää, vaikka ei rakentamisen kanssa olisi juuri ollutkaan tekemisissä. Tarvitaan vakaa maaperä, soveltuva perustamistapa, hyvät suunnitelmat ja materiaalit sekä ammattitaitoinen rakentaja. Lopputuloksena syntyy perustus, jonka päälle voidaan rakentaa unelmien talo.
Tätä rakentamisen esimerkkiä käytetään usein kielikuvana erityyppiselle kehittämiselle. Jokainen prosessi vaatii hyvän perustan, jotta sitä voidaan viedä uusille tasoille. Mikä sitten muodostaa hyvän perustan prosessille? Sen tunnistaminen ei olekaan välttämättä yhtä helppoa kuin rakentamisen esimerkissä. Ainakin prosessikehityksen perusasiat tuntuvat aina välillä unohtuvan kun pyritään ottamaan tiikerinloikkaa järjestelmien ja uusien teknologioiden avulla.
Lean ajattelun perustana – standardoitu prosessi
Lean-filosofia ottaa kantaa kehittämisen kivijalkaan varsin hyvin. Lean puhuu prosessin standardoinnista, millä tarkoitetaan juuri näitä kehittämisen perusasioita, jonka päälle muu kehittäminen rakentuu.
Prosessien standardointi pitää sisällään elementtejä, jotka useimmat yritykset ovat tehneet vähintäänkin jollain tasolla. Prosessit ovat kuvattu, rajapinnat ovat tunnistettu ja kuvattu, työohjeet ovat tehty, toimintaympäristö on vakioitu, suorituskykyä mitataan ja tavoite on asetettu. Arvioni mukaan nämä mainitut elementit löytyvät logistiikka-alalla useimmissa tapauksissa, mutta niitä ei ole useinkaan viety Leanin tarkoittamalle standarditasolle.
Onko prosesseissa ja niiden kuvauksissa liikaa väljyyttä?
Prosessi on kuvattu, mutta jos mennään riittävän tarkalle tasolle, huomataan, että prosessista poiketaan säännöllisesti. Tai saattaa olla, että prosessi on kuvattu liian ylätasolla, jolloin se ei ota aidosti kantaa työnkulkuun. Vastaavasti työohjeet löytyvät lähes jokaisesta yrityksestä, mutta tarkoittaako se sitä, että yksi työvaihe tehdään yhdellä tavalla. Useinkaan ei. Tyypillisesti työohje ottaa kantaa laatu- ja työturvallisuusnäkökulmasta keskeisiin tekijöihin. Näin pitää tehdä, näin ei ainakaan saa tehdä tai lopputuloksena syntyy tämä. Hyviä asioita, mutta nämä eivät vielä täytä standardityön elementtejä. Ei ole yhtä tapaa tehdä työvaihe vaan sille on karkea viitekehys.
Mitä tästä prosessien ja työtapojen väljyydestä seuraa? On olemassa työntekijäkohtaisia toimintatapaeroja, mitkä aiheuttavat hajontaa prosessiin. Tehokkuus, läpimenoaika ja laatuelementit vaihtelevat ilman, että prosessin suorituskyvystä voidaan vetää johtopäätöksiä. Johtopäätöksiä ei voida tehdä, koska syyt johtuvat työntekijäkohtaisista satunnaismuuttujista.
Havainnointiin ja analysointiin panostaminen kannattaa
Kun prosessi on standardoitu tarkasti ja tieto voimassaolevasta työtavasta on saavuttanut jokaisen työntekijän, voidaan lähteä analysoimaan prosessia tarkemmin. Analyysin lopputuloksena syntyy havaintoja, joiden perusteella voidaan aidosti kehittää prosessia. Luotettavien havaintojen pohjalta voidaan aidosti arvioida, mihin suuntaan standardia tulee muuttaa. Muutosta voidaan myös testata niin, että muutoksen vaikutusta voidaan arvioida luotettavasti.
Näissä prosessianalyysissa voidaan hyödyntää vaikka työntutkimusta tai Lean Six Sigmaa, jonka avulla etsitään prosessien heikkouksia ja kehityskohteita. Mutta nyt kehityksen kivijalka on valettu.
alkuun