Transval Group Oy yritysasiakasrekisteri omasta ja tytäryrityksiensä puolesta

Transval Group Oy (y-tunnus: 2344200-4)
Postintaival 7, 00230 Helsinki
Puh. 09 565 8520

www.transval.fi

Tietosuojavastaava: tietosuoja@transval.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Transvalin yritysasiakasrekisterissä ylläpidetään tietoja yrityksistä, jotka ovat Transval Konsernin asiakkaita tai potentiaalisia asiakkaita. Järjestelmässä ylläpidetään yrityksiä koskevien tietojen lisäksi tietoja yritysten yhteyshenkilöistä.

Transval käsittelee yhteyshenkilötietoja Transval-konserniin kuuluvissa yrityksissä

  • Asiakkuuden hoitamiseen, esimerkiksi
    • myynti / kontaktien hallinta
    • markkinointi
    • markkinatutkimukset
    • tiedotus
    • asiakastuki ja neuvonta
    • asiakassuhteen hallinta ja muu hoitaminen sekä Transvalin toimintojen ja

tuotteiden kehittäminen ja ylläpito

  • Transvalin liiketoiminnan operatiivisiin tarpeisiin, esimerkiksi
    • asiakasraportointi

Tietoja voidaan käsitellä myös koulutusta, laaduntarkkailua, turvallisuutta sekä tilastointia varten.

Tietojen käsittelyn perusteena on tällöin Transvalin liiketoiminnan mahdollistaminen, asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen noudattaminen tai Transvalin oikeutetun edun vuoksi (esimerkiksi markkinointi, asiakaskyselyt, tuotekehitys ja tilastointi).

Yritysasiakasrekisterissä käsiteltävät tiedot ja niiden säilytysaika

Rekisteri sisältää Transvalin asiakasyritysten yhteyshenkilöistä ja ammatinharjoittajista sekä potentiaalisista asiakkaista seuraavia tietoja:

  • Yhteyshenkilön tunniste/asiakasnumero (yksilöi yhteyshenkilön)
  • Henkilön asema yrityksessä (asema ja/tai päättäjäluokka)
  • Titteli
  • Etunimi ja sukunimi
  • Yhteystiedot
  • Postituslistat (esimerkiksi asiakaslehti tai uutiskirje)
  • Palvelujen ostamiseen liittyvä asiakastieto
  • Yhteyshenkilön kiinnostuksen kohteet

Tietoja voi kertyä asiakkaan perustietojen lisäksi sopimuksista, palvelujen käytöstä ja palvelujen käyttöalueista.

Yritysasiakasrekisterin tietoja säilytetään sopimussuhteen keston ajan sekä sen jälkeen potentiaalisina asiakkuuksina, ellei yhteyshenkilö vaadi tietojensa poistamista tai peruuta uutiskirjeen tilausta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot ovat peräisin asiakasyritykseltä tai sen yhteyshenkilöltä itseltään. Tietoja voidaan hankkia myös Posti-konserniin kuuluvilta yrityksiltä ja niiden alihankkijoilta, verkkosivujen käyttäjäseurannasta, julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä taikka ulkopuoliselta toimittajalta kuten hakemistopalveluyrityksiltä.

Turvallinen tietojen luovutus

Yritysasiakasrekisteri on käytössä kaikissa Posti-konserniin kuuluvissa yrityksissä, joista osa sijaitsee Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Asiakkaan yhteyshenkilötietoja ei luovuteta Posti-konsernin ulkopuolisille tahoille suoramarkkinointitarkoitusta varten.

Tietoja voivat käsitellä myös Transvalin alihankkijana toimivat yritykset, esimerkiksi laskujenperintää hoitavat yritykset. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Tietoja saatetaan myös luovuttaa tietoja, mikäli Transval olisi osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa, yritysjärjestelyyn osallisille osapuolille ja heidän neuvonantajilleen.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Kaikissa tilanteissa tietojen luovutuksen ja siirtämisen edellytyksenä on, että tietoja saavat ja käsittelevät tahot ovat solmineet Transvalin kanssa EU-komission hyväksymät vakiolausekkeet sisältävän sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Transvalin tietojärjestelmät, jossa asiakkaiden henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Henkilön, jolle luovutetaan järjestelmän käyttäjätunnus ja salasana, on ennen luovutusta läpikäytävä järjestelmän käyttöön liittyvä koulutus, jonka yhtenä osiona on Posti-konsernin yhteiset ohjeet liikesalaisuuksien ja asiakastietojen käsittelystä.

Kaikkia Transvalin asiakkaan yhteyshenkilöön liittyviä tietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niitä saa ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapitovelvollisuus.

Rekisterin sisältämiin henkilötietoihin on pääsy Transval-konserniin kuuluvien yritysten työntekijöiden lisäksi ainoastaan erikseen nimetyillä alihankkijoiden työntekijöillä, joita sitoo salassapitosopimus.

Rekisteröidyn oikeudet, omien tietojen tarkastus, korjaus ja täydentäminen,

käyttökieltojen antaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa omat henkilötietonsa ja vaatia epätarkan tai virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen poistamista tai siirtämistä tai vaatia käsittelyn rajoittamista. Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi perua milloin tahansa.

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuina osoitteeseen:

Suomen Transval Group Oy
Postintaival 7
00230 Helsinki

Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti, sillä näiden oikeuksien käyttöön voi liittyä tilanteen ja olosuhteiden vuoksi rajoituksia.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut (Suomessa Tietosuojavaltuutettu).