Valkotaulun äärellä pidetty vuoronaloituspalaveri on tärkeä osa päivittäisjohtamista. Transval on päivittänyt palaverin nykypäivään kehittämällä digitaalisen työkalun.

Monella työpaikalla keräännytään vuoron alussa valkotaulun ympärille kuulemaan työnjohtajan briiffausta. Valkotaulun tai vastaavan manuaalisen välineen käytöllä on kuitenkin muutamia huonoja puolia, sanoo Transvalin kehityspäällikkö Markku Viljanen.

– Palaverin valmistelu on työlästä, koska työnjohtaja joutuu keräämään tietoa useista lähteistä palaveria varten. Tiedot myös jäävät tussitaululle. Palaverista ei synny automaattisesti muistiota vaan muistio on kirjoitettava erikseen. Ellei muistiota tehdä eivät tiedot ole myöskään läpinäkyviä, koska palaverissa käsiteltyjä asioita ei voi tarkastella myöhemmin tai toisaalla yrityksessä.

Näistä syistä Transval päätti kehittää digitaalisen DDM-työkalun (Digital Daily Management), joka kerää yhteen keskeiset toimintaan liittyvät tiedot eri tietolähteiden automaattisesti päivittyviltä raporteilta.

DDM sisältää sovelluksen vuoronaloituspalaverin pitämiseen ja automaattiseen muistion luontiin. Tiedot ovat jatkuvasti työntekijöiden saatavilla sovelluksen työntekijänäkymässä.

Digitaalinen vuoronaloituspalaveri

Palaveria valmistelevan työnjohtajan on helppo tuoda palaverisovellukseen tarvittavat tiedot muista järjestelmistä. Käsiteltäviä asiakokonaisuuksia ovat: turvallisuus ja vuoron omat asiat, digitaalinen työjono, onnistuminen, vuorosuunnittelu, viestinnän asiat sekä työohjeet.

– Kun työntekijät saapuvat, he kirjaavat itsensä palaveriin Transval-henkilökortin NFC-tunnisteella. Näin voidaan myöhemmin varmistaa, että kaikki työntekijät ovat saaneet esimerkiksi tärkeän ajankohtaisen työturvallisuustiedon, havainnollistaa Viljanen.

Työnjohtaja käy asiat läpi ja tiedot näkyvät seinän suurella tv-näytöllä. Tehdyt huomiot tallennetaan saman tien DDM-tietokantaan. Palaverista muodostuu automaattisesti muistio sähköpostiin, joka jaetaan sovitusti.

Myös turvallisuus- ja läheltä piti -ilmoitukset tehdään ja käsitellään samassa järjestelmässä. Kun työntekijä tekee ilmoituksen, se näkyy seuraavana päivänä järjestelmässä. Työnjohto ottaa siihen kantaa ja tieto turvallisuusilmoituksen käsittelystä menee myös ylemmälle taholle.

– Ilmoituksen käsittelyä seurataan, eivätkä esimerkiksi läheltä piti -tilanteet ja niistä tehdyt ilmoitukset unohdu käsittelemättä, Viljanen toteaa.

Vuorosuunnittelu ja resursointi kehityksen painopisteinä

Markku Viljasen mukaan edellä kuvattuja sovelluksia voidaan myös hyödyntää työvoiman resursoinnissa. Kun tiedetään montako työntekijää työskentelee tietyllä alueella ja todetaan läpimenoajan kasvavan, työnjohto saa välittömästi tiedon siitä, että alueelle tarvitaan lisää työvoimaa.

– Tämä on tärkeää erityisesti niissä toimipisteissä, joissa päivän sisäinen vaihtelu on suurta. Henkilöresurssien liikuttaminen ja vuoronsuunnittelu ovatkin korkealla tärkeysjärjestyksessä sovelluksen kehitystyössä.

Päivittäisjohtamisen toimintamalli ei liity yrityksen kokoon. Sekä DDM-järjestelmään että myös Transvalin kehittämään digitaaliseen työjonosovellukseen liittyvät investoinnit ovat kohtuullisia ja helposti skaalattavissa käytön mukaan. Käytettävät sovellukset ovat osa Transvalin palvelua.

Lue lisää miten uudet digitaaliset työvälineet tehostavat sisälogistiikkaa

——————————————-

Kiinnostuitko? Lataa tästä Transvalin sisälogistiikkaopas

Haluatko keskustella sisälogistiikkapalveluista? Ota yhteyttä, niin kartoitetaan yhdessä mahdollisia ratkaisumalleja toimintaanne

Lue lisää Transvalin sisälogistiikkapalveluista