Sisälogistiikan tilaus-toimitus-ketjussa on usein harmaita alueita, joissa järjestelmädata ei vastaa todellisuutta. Transval kehittää dataa hyödyntäviä digitaalisia työvälineitä parantamaan tiedonkulkua ja prosesseja sekä helpottamaan työtä.
Teksti Anne Penttilä, kuvat Transval, Getty Images
Sisälogistiikan palvelun ja toimintojen tilaus-toimitus-ketjun harmaat alueet aiheuttavat herkästi erilaisia ongelmia ja viivästyksiä tuotannossa. Harmaita alueita syntyy erityisesti silloin, kun palvelusta syntyvä järjestelmädata ei vastaakaan todellisuutta, kertoo Riku Koskimaa, Transval teollisuuspalveluiden operatiivinen päällikkö.
– Tuote voi olla esimerkiksi jo saapunut, mutta sitä ei ole käytännössä vastaanotettu, koska vastaanottotieto puuttuu. ERP:ssä voi olla tieto, että tuote olisi saapunut jo viikko sitten, vaikkei tuote fyysisesti ole saapunut. Tavarantoimittaja kysyy maksua ja hankinta kysyy, missä tuote viipyy, koska tuote on ilmoitettu saapuneeksi, mutta vastaanottoa ei ole tehty. Koskimaan mukaan yleisin syy on, ettei tieto kulje riittävän hyvin eri toimijoiden ja prosessin vaiheiden välillä. Myös ERP voi aikaansaada rajoituksia prosesseihin.
– Esimerkiksi ERP:ssä on arvioitu saapumisaika, jolloin tuotanto odottaa tuotteen saapuvan, mutta se ei saavukaan. Tai tuotteet saapuvat useassa erässä, jolloin vastaanoton läpimenoaika voi olla järjestelmässä hyvin pitkä: esimerkiksi viikko toimituksen ensimmäisen lähetyksen saapumisesta viimeisen osan saapumiseen, ja tieto tästä puuttuu.
Transvalilla tunnistettiin tarve mitata ja tehdä näkyväksi koko prosessi tuotteiden saapumisesta varastolle siihen, kun ne on vastaanotettu WMS- tai ERP-järjestelmään ja hyllytetty. Ongelmaa lähdettiin ratkaisemaan rakentamalla käytännönläheinen sovellus, joka visualisoi prosessit ja tiedon.
Visuaalinen työjononäkymä
Sovelluksen rakentaminen lähti liikkeelle vastaanoton prosessien ja tiedon visualisoinnista. Luotiin visuaalinen työjononäkymä, joka on helppokäyttöinen työkalu sisälogistiikkatyöhön. Sovelluksesta saadaan reaaliaikainen tieto siitä, milloin tuotteet todellisuudessa saapuivat varastolle, milloin ne on vastaanotettu, hyllytetty, ja ne ovat valmiina käyttöön. Vastaanotossa tuote tunnistetaan ja tunnistetietoihin yhdistetään tarvittavaa dataa: aikaleima, kuvia, poikkeama- ja sijaintitietoa. Tietoa päivitetään tuotteen siirtyessä eteenpäin prosessissa. Tuote siirretään työjononäkymässä vaiheesta seuraavaan työn edistymisen mukaan. Se näyttää havainnollisesti värikoodein, missä vaiheessa prosessia tuote on menossa, kauanko työvaiheeseen kuluu aikaa, onko tuote ajoissa vai myöhässä seuraavasta vaiheesta ja kuinka paljon.
– Visualisoinnin tärkein hyöty on reaaliaikaisuus, siinä ei ole tarvetta erilliseen raportointiin, vaan eri työvaiheiden tilanteen näkee yhdellä silmäyksellä. Se vähentää turhaa työtä. Samalla kertyy myös poikkeamadataa. Poikkeamat nousevat esiin välittömästi, joten reagointimahdollisuus niihin paranee. Näin saadaan kerättyä toimitusvarmuuteen liittyvää tietoa ja kehitysehdotuksia tukemaan asiakkaan hankintaorganisaation toimintaa.
Lepsut toimittajat ”tarkkailuluokalle”
Toimitusvarmuus tarkoittaa muutakin kuin sitä, että sovittu tuote saapuu ajallaan. Poikkeamadataa voidaan kerätä pisteyttämällä toimituksia vastaanotossa. Vähemmän pisteitä saa toimitus, josta puuttuu tuotteita, jonka merkinnöissä on puutteita, pakkaus on huono tai tuotteet ovat sekaisin lavalla.
Ajan mittaan toimitusten laadusta alkaa kertyä toimittajakohtaista tietoa. Usein alhaisia pisteitä saava tavarantoimittaja voidaan ottaa ”tarkkailuluokalle”, jotta toimitusten tasoa voidaan pyrkiä parantamaan jatkossa. Sen sijaan hyvät pisteet saavista toimittajista tulee perustaso normaaliprosessille, johon kaikkien toimittajien tulee jatkossa pyrkiä.
– Tällä tavalla KPI-mittarit (key performance indicator) voidaan kytkeä reaaliaikaiseen tietoon. Silti tämä on vasta pintaraapaisu kaikkiin niihin mahdollisuuksiin, joita digitaalisuus tuo mukanaan, sanoo Koskimaa.
Low Code -softaa ja edullisia laitteita
Transval on rakentanut sovelluksen niin kutsuttujen Low code -ohjelmien avulla. Ne ovat automatisoituja, koodeja tekeviä ohjelmia, jotka ovat perinteiseen ohjelmistoihin verrattuna helppoja, nopeita, laajennettavia ja asiakaskohtaisesti räätälöitäviä. Niissä on laajat tiedonsiirto- ja jakamismahdollisuudet pilvipalveluiden kautta. Niiden käyttö on helppoa, halpaa ja joustavaa verrattuna perinteisiin raskaisiin ohjelmistoihin, joiden rakentaminen vaatii aikaa, ulkopuolista osaamista, ylläpitoa, on kalliimpaa ja joustamatonta muuttuviin tarpeisiin.
Sovellus toimii myös mobiilisti ja se saadaan käyttöön parissa päivässä. Siihen voidaan rakentaa useita versioita erilaisiin tarpeisiin ja halutuille toiminnoille.
– Sovellukset eivät tietenkään korvaa ERP- tai WMS-järjestelmiä vaan niiden tehtävä on kerätä yksinkertaista tietoa, joka varastoidaan ja analysoidaan.
Transval hyödyntää Microsoftin ohjelmia, kuten Power apps -sovelluksia. Esimerkiksi Power BI yhdistää tiedonkyselyt ja mallinnukset, Flow näyttää automaattisen työnkulun ja Forms tarjoaa sähköiset kaavakkeet. Lisäksi käytössä on muut Officen työkalut ja Monday-projektinhallinta. Softan lisäksi myös ”hardware” on tavanomaista: päätelaitteina voidaan käyttää edullisia kännyköitä ja tabletteja sekä viivakoodinlukijoita. Työjono näkyy tv-monitorissa työpisteessä. Laitteet ovat helppoja käyttää eikä niihin tarvitse investoida suurta summaa.
Tarpeelliseksi havaittu
Edellä kuvattu järjestelmä otettiin käyttöön eräässä Transvalin asiakasyrityksessä kolme vuotta sitten. Työntekijät suhtautuivat siihen aluksi vähän nihkeästi – jälleen yksi uusi järjestelmä.
– Jonkin ajan kuluttua sen käyttöön tuli pieni tauko päivitysten vuoksi. Työntekijöiltä alkoi heti tulla huolestuneita viestejä – sovellus oli ilmeisesti koettu tarpeelliseksi, kertoo Markku Viljanen, Transvalin kehityspäällikkö.
Sovelluksesta on myös helppo jakaa tietoa, sekä työntekijöillä että työnjohdolla on sovellukseen omat näkymänsä. Sovelluksesta saadaan myös asiakkaalle oma raportointinäkymä, josta hän saa halutessaan raportit esimerkiksi tilojen ja pakkausmateriaalien käytöstä sekä suoritetusta työstä.
– Esimerkiksi Transvalin pakkaamosta saattaa tulla tieto toimituksen poikkeamasta asiakkaan näkymään yöllä, jolloin he pääsevät selvittämään tilannetta heti aamulla.
Transval on myös pilotoinut asiakkaidensa kanssa sisätilapaikannusta, jonka avulla tuotteen sijainti tietyssä varastohallissa ja hallin alueella tunnetaan. Kun tuotteiden sijainteja ja liikkeitä voidaan visualisoida ja vertailla, saadaan lisää tietoa sisälogistiikkaprosessin toiminnasta. Tätä toiminnallisuutta halutaan kehittää edelleen ja yhdistää se vasteaikadataan, jota saadaan visuaalisesta työjononäkymästä.
Kiinnostuitko? Lataa tästä Transvalin sisälogistiikkaopas
Haluatko keskustella sisälogistiikkapalveluista? Ota yhteyttä, niin kartoitetaan yhdessä mahdollisia ratkaisumalleja toimintaanne
alkuun